Die Kostenstruktur eines Virtuellen Datenraums (Data room) ist für Unternehmen, die eine M&A-Transaktion, eine Finanzierungsrunde oder eine umfassende Due Diligence planen, ein entscheidender Faktor. Die Preismodelle können stark variieren und sind oft komplex, weshalb Transparenz bei der Auswahl des Anbieters von größter Bedeutung ist. Ein genauer Blick auf die verschiedenen Modelle hilft, unliebsame Überraschungen und versteckte Gebühren zu vermeiden.
Ein Verständnis der gängigen Preismodelle ist essenziell, um die Gesamtkosten der Transaktion präzise kalkulieren zu können.
1. Gängige Preismodelle im Überblick
Am Markt haben sich hauptsächlich drei Modelle etabliert, die unterschiedliche Bedürfnisse und Transaktionsvolumina abdecken:
A. Preis pro Seite/Dokument
Dies ist das älteste und heute seltener genutzte Modell. Die Abrechnung erfolgt auf Basis der Anzahl der Seiten oder Dokumente, die in den Datenraum hochgeladen werden.
Vorteil: Geeignet für sehr kleine Transaktionen mit wenigen, klar definierten Dokumenten.
Nachteil: Extrem ungeeignet für Big Data oder Due Diligence mit vielen tausend Dokumenten. Die Kosten sind schwer im Voraus zu kalkulieren.
B. Preis pro Nutzer/Lizenz
Bei diesem Modell zahlen Sie eine monatliche oder jährliche Gebühr pro aktivem Nutzerzugang (Lizenz).
Vorteil: Vorhersehbare monatliche Kosten pro Prüfer. Gut geeignet für längerfristige Projekte (z. B. Board-Kommunikation) mit einer stabilen Anzahl an Nutzern.
Nachteil: Bei M&A-Transaktionen, wo die Anzahl externer Prüfer schnell schwanken kann, können die Lizenzkosten explodieren, wenn viele Bieter gleichzeitig Zugang benötigen.
C. Preis pro Datenvolumen (Speicherkapazität)
Dieses Modell ist heute eines der gängigsten, insbesondere für große M&A-Deals. Der Preis richtet sich nach dem monatlich genutzten Speichervolumen (z. B. pro GB).
Vorteil: Sehr transparent in Bezug auf die Datenmenge. Gut skalierbar für Transaktionen mit hohem Dokumentenvolumen.
Nachteil: Die Abrechnung von Übervolumen kann teuer werden. Achten Sie auf klare Konditionen für zusätzliches Volumen.
2. Die Falle der versteckten Kosten
Unabhängig vom gewählten Hauptmodell sollten Sie stets auf die folgenden potenziellen versteckten Kosten achten, um die Transparenz zu wahren:
Einrichtungsgebühr: Wird für das initiale Setup des Data room und die Schulung fällig.
Download- oder Exportgebühren: Einige Anbieter berechnen Gebühren für den Export des finalen Audit-Trails oder der Dokumente nach Abschluss der Transaktion.
Support-Kosten: Stellen Sie sicher, dass der 24/7-Support (idealerweise in deutscher Sprache) bereits in der Grundgebühr enthalten ist.
Funktions-Kosten: Premium-Funktionen wie Q&A-Modul oder dynamisches Watermarking könnten zusätzlich berechnet werden.
3. Das beste Modell für deutsche Unternehmen
Für die meisten deutschen Unternehmen, die eine zeitlich begrenzte, große Due Diligence durchführen, bietet das Modell "Preis pro Datenvolumen und Laufzeit" die beste Mischung aus Kostenkontrolle und Skalierbarkeit. Wichtig ist hier, einen Anbieter mit lokalem Hosting zu wählen, der klare, pauschale monatliche Gebühren für ein definiertes Speichervolumen anbietet, um maximale Transparenz zu gewährleisten.
Fazit
Die Kosten eines Datenraums müssen im Verhältnis zum Wert der Sicherheit und der Effizienzsteigerung gesehen werden. Vermeiden Sie das Risiko, indem Sie ein Modell wählen, das zu Ihrem Projekt passt, und stellen Sie sicher, dass alle potenziellen Zusatzgebühren transparent im Vertrag aufgeführt sind. Nur so können Sie die Gesamtkosten Ihrer Transaktion präzise kalkulieren.